Professionele kantoorschoonmaak: wat hoort er eigenlijk bij?

De meeste kantoren zien er om negen uur 's ochtends prima uit. De vraag is wat er om half elf gebeurt, als de pantry vol staat, de vergaderruimte koffiekringen heeft van de eerste meeting en het toilet op de tweede verdieping al vaak gebruikt is. Goede kantoorschoonmaak is ingericht op dat moment, niet alleen op de eerste indruk.

Schoon zien versus hygiënisch zijn

Een bureau zonder stof en een vloer zonder kruimels zien er schoon uit. Maar de plekken die het vaakst worden aangeraakt, zijn niet altijd de plekken die het vuilst lijken. Deurklinken, liftknoppen, de knoppen van het koffieapparaat en de kraan in de pantry worden door iedereen gebruikt, en je ziet er weinig aan af.

Professionele kantoorschoonmaak maakt dat onderscheid bewust. Er is werk dat bedoeld is voor de uitstraling, zoals stofvrije bureaus en glanzend glas, en werk dat bedoeld is voor hygiëne, zoals het reinigen van aanraakpunten en sanitair. Een goed programma doet beide, en weet welk deel wanneer het meest telt.

Wat er in een goed programma staat

Een kantoor bestaat uit ruimtes met een heel verschillend gebruik. Een programma dat per ruimte beschrijft wat er gebeurt, voorkomt discussie en maakt zichtbaar waar de uren naartoe gaan.

Werkplekken

Bureaus afnemen, stoelen en bureaupoten ontstoffen, prullenbakken legen. Bij flexplekken, waar elke dag iemand anders zit, is het afnemen van het bureaublad belangrijker dan bij vaste plekken. Spreek af wat er met spullen op bureaus gebeurt: veel schoonmakers nemen alleen vrije oppervlakken af, zodat niemand zijn papieren kwijtraakt.

Sanitair

Toiletten, wastafels, spiegels en vloeren, en het aanvullen van zeep, papier en handdoekjes. Sanitair is de ruimte waar medewerkers het snelst iets van vinden, en waar een gemiste dag het eerst te merken is.

Pantry en keuken

Aanrecht, spoelbak, koffieapparaat, magnetron en koelkast. De pantry is vaak de drukste ruimte van het kantoor. Afspraken over wie de vaatwasser inruimt en wat er met vergeten etenswaren in de koelkast gebeurt, voorkomen ergernis.

Vergaderruimtes

Tafels, stoelen, whiteboards, schermen en de glazen wanden. Vergaderruimtes zijn vaak het visitekaartje voor bezoekers. Een koffiekring op tafel of een half gewist whiteboard zegt iets over het bedrijf, ook als dat niet de bedoeling is.

Receptie en entree

De eerste meters van het kantoor: deurmat, balie, wachtruimte en de glazen voordeur. Net als bij een woongebouw komt hier het meeste vuil binnen, vooral bij regen. Deelt het kantoor een entree met andere bedrijven, dan valt die vaak onder het beheer van het gebouw of de VvE. Wat daar in een goed schoonmaakprogramma voor gemeenschappelijke ruimtes hoort, lees je in een apart artikel.

Vloeren

Stofzuigen van vloerbedekking en dweilen van harde vloeren is dagelijks of wekelijks werk. Daarnaast hebben vloeren periodiek onderhoud nodig: vloerbedekking die dieper gereinigd moet worden, of harde vloeren die een beschermlaag nodig hebben. Dat periodieke deel valt vaak buiten het standaardprogramma, dus vraag er expliciet naar.

Glas

Glazen wanden, deuren en binnenramen laten elke aanraking zien. De glazen deur van de vergaderruimte en de entree verdienen een plek in het vaste programma; hogere ramen en buitenglas worden meestal periodiek gedaan.

Afval

Prullenbakken legen, afval scheiden volgens de afspraken van het kantoor en afvoeren naar de juiste plek. Klinkt vanzelfsprekend, maar een volle papierbak of een ruikende gft-bak in de pantry is een van de meest gehoorde ergernissen op kantoor.

Dagelijks, wekelijks, periodiek

Niet alles hoeft elke dag. Een programma dat onderscheid maakt tussen dagelijks, wekelijks en periodiek werk, zet de uren in waar ze het meeste opleveren.

Hoe vaak? Bezetting zegt meer dan oppervlakte

De oppervlakte van een kantoor zegt iets over hoeveel werk er is, maar niet alles. Een kantoor van driehonderd vierkante meter waar elke dag vijftig mensen werken, vraagt meer dan hetzelfde kantoor waar de meeste mensen thuiswerken.

Belangrijker voor de frequentie zijn:

• het aantal mensen dat er op een gemiddelde dag werkt;
• op welke dagen het kantoor het drukst is;
• hoeveel bezoekers er komen;
• hoe intensief de pantry en de vergaderruimtes worden gebruikt;
• het aantal toiletten per verdieping.

Bij hybride werken is het vaak slim om de schoonmaak te laten meebewegen met de drukke dagen. Sanitair en pantry op de dagen dat iedereen er is, en de rest op de rustige dagen.

Avond, ochtend of weekend

Wanneer er schoongemaakt wordt, bepaalt hoe het kantoor erbij ligt als medewerkers binnenkomen. Elke keuze heeft voor- en nadelen.

Avond. Het kantoor is leeg en de volgende ochtend begint schoon. Wel moet de toegang goed geregeld zijn, en is het lastiger om even iets te vragen.

Vroege ochtend. Alles is schoon op het moment dat mensen binnenkomen, inclusief het afval van de vorige dag. Het tijdvenster is wel kort als het team vroeg begint.

Weekend. Geschikt voor periodiek werk dat meer tijd of ruimte vraagt, zoals vloeronderhoud. Voor het dagelijkse werk is het meestal te laat.

Sleutels, alarm en toegang

Wie buiten kantooruren schoonmaakt, heeft sleutels en vaak een alarmcode nodig. Leg vast wie welke sleutels heeft, gebruik persoonlijke alarmcodes waar dat kan, en spreek af wat er gebeurt als het alarm onverwacht afgaat. Een korte afsluitchecklist, met ramen dicht, lichten uit en deuren op slot, voorkomt dat de schoonmaker de laatste is die iets vergeet.

Vaste schoonmaker of wisselend team?

Een vaste schoonmaker kent het kantoor, weet welke ruimtes extra aandacht vragen en merkt het op als er iets anders is dan anders. Medewerkers leren hem of haar kennen, wat het vertrouwen vergroot. Het risico zit bij vakantie en ziekte: als er geen goede vervanging is, zakt de kwaliteit precies op dat moment.

Een wisselend team is flexibeler, maar mist die kennis van het pand. Een goede tussenvorm is een vaste schoonmaker met een vaste vervanger die het kantoor ook kent, en een programma dat zo duidelijk is dat iedereen het kan uitvoeren.

Kwaliteitscontrole zonder gedoe

Controle hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn. Een vast aanspreekpunt aan beide kanten, een eenvoudige manier om iets te melden en een vast moment om het programma samen te bekijken, is voor de meeste kantoren genoeg.

De beste controle is een gesprek over wat er afgesproken is, niet een lijst met wat er misging.

Vraag ook of de schoonmaakpartij bijzonderheden meldt: een lekkende kraan, een kapotte lamp, een vaatwasser die niet meer goed spoelt. Wie elke dag door het hele kantoor loopt, ziet het vaak als eerste.

Hoe een offerte tot stand komt

Een offerte voor kantoorschoonmaak is in de kern een schatting van de tijd die nodig is, maal de frequentie. Die tijd hangt af van de oppervlakte, de indeling, het aantal toiletten en pantry's, de soort vloeren en het periodieke werk. Daarnaast telt mee of verbruiksartikelen zoals zeep en papier in de prijs zitten, en op welk tijdstip er gewerkt wordt.

Vergelijk offertes daarom op uren en takenlijst, niet alleen op het totaalbedrag. Een offerte die veel lager uitvalt, gaat meestal uit van minder uren. Dan is de vraag welke taken er dan niet gebeuren.

Tot slot

Professionele kantoorschoonmaak is meer dan een schoon kantoor om negen uur. Het is een programma dat aansluit op hoe het kantoor gebruikt wordt, met aandacht voor hygiëne en uitstraling, duidelijke afspraken over toegang en een vast moment om te kijken of het nog klopt.

Lees meer over onze kantoorschoonmaak in Amsterdam, of bekijk welke andere schoonmaakdiensten we verzorgen.