Wat hoort er in het schoonmaakprogramma van een VvE?

Bij een appartementencomplex begint de indruk al vóór de voordeur. Strepen op de liftdeur, zand langs de plinten en een muffe entree vallen bewoners sneller op dan een vergeten hoek op de derde verdieping. Wie als bestuur of beheerder een schoonmaakprogramma opstelt, stuurt dus niet alleen op schoon, maar op wat bewoners elke dag zien, aanraken en ruiken.

Waar bewoners op letten

Bewoners lopen elke dag dezelfde route: voordeur, brievenbus, trap of lift, eigen deur. Op die route vormen ze hun oordeel over het hele gebouw. Een trappenhuis kan grondig gedaan zijn, maar als de glazen voordeur vol handafdrukken zit, voelt het gebouw toch verwaarloosd.

Klachten gaan zelden over de plekken die het meeste werk kosten. Ze gaan over wat opvalt: een plakkerige liftknop, zand dat al een week in de hoek van de hal ligt, een vuilnisruimte die in de zomer ruikt. Een goed programma begint daarom bij de vraag wat bewoners op hun dagelijkse route tegenkomen, en pas daarna bij de vierkante meters.

Het gebouw in zones

Een VvE-gebouw is geen geheel dat je in één keer schoonmaakt. Het is een reeks zones met elk een eigen gebruik, eigen vuil en eigen tempo. Wie het programma per zone opbouwt, ziet sneller waar tijd naartoe moet.

Entree en hal

Hier komt het meeste vuil binnen: zand, bladeren, regenwater en fietsbanden. De vloer, de deurmat, de glazen deur, het bellenpaneel en de brievenbussen horen bij elke beurt. In de herfst en winter is de entree vaak de zone die als eerste achterloopt, omdat natte schoenen het vuil verder het gebouw in dragen.

Trappenhuis en bordessen

Traptreden vegen en dweilen is de basis, maar de randen maken het verschil. Stof en zand verzamelen zich langs de plinten en in de hoeken van elke trede, en juist die hoeken worden bij haastwerk overgeslagen. Leuningen en spijlen horen er vast bij, net als de vensterbanken op de tussenbordessen.

Liften

Een lift is klein, maar wordt door iedereen gebruikt. Knoppen binnen en buiten, de spiegel, de RVS-wanden en de deursporen vragen elke beurt aandacht. Vuil in de deurrails is niet alleen lelijk, het kan op den duur ook storingen geven. Afspraken over wat de schoonmaker doet en wat de liftonderhouder doet, voorkomen dat die rails tussen wal en schip vallen.

Galerijen en buitenruimtes

Galerijen liggen half buiten en vervuilen dus anders: blad, stof van de straat, vogelpoep, spinnenwebben in de hoeken van het plafond. Na een storm of een droge, stoffige week ziet een galerij er heel anders uit dan na een rustige periode. Hier is een vaste basis met ruimte voor extra rondes meestal realistischer dan een strak weekschema.

Deuren, kozijnen en glas

Deuren in gemeenschappelijke ruimtes worden honderden keren per week aangeraakt. Duwplaten, klinken en de onderkant van deuren, waar schoenen en fietsen tegenaan komen, horen bij het vaste werk. Kozijnen en binnenglas kunnen periodiek, maar de glazen entreedeur verdient een plek in elke beurt.

Vuilnis- en fietsenruimte

De ruimte waar niemand graag komt, is vaak de bron van de meeste klachten. Een lekkende zak of een omgevallen container is binnen een paar warme dagen te ruiken tot in de hal. Vegen, de vloer nat reinigen en de ruimte rond de containers bijhouden maakt een groot verschil. In de fietsenkelder gaat het vooral om zand, stof en achtergelaten rommel; wat met achtergelaten spullen gebeurt, is een bestuursbesluit en geen schoonmaaktaak.

Hoe vaak? Bepaal het per zone

De vraag "hoe vaak moet ons gebouw schoongemaakt worden" heeft geen antwoord voor het gebouw als geheel. Het antwoord verschilt per zone. Een portiek met acht woningen en geen lift is iets anders dan een complex met veertig appartementen, twee liften en een fietsenstalling in de hal.

Factoren die de frequentie bepalen:

• het aantal woningen en daarmee het aantal voetstappen per dag;
• of er een lift is, en hoeveel;
• of fietsen, kinderwagens of scootmobielen door de hal gaan;
• hoe de entree ligt: direct aan een drukke straat, of achter een voortuin;
• of er veel verhuisbewegingen zijn, bijvoorbeeld door verhuur.

In veel gebouwen werkt een wekelijkse of tweewekelijkse basis goed, met een periodiek programma daarbovenop. Belangrijker dan het precieze ritme is dat het programma bij het gebruik past, en dat het na een paar maanden eerlijk wordt geëvalueerd.

Periodiek werk dat vaak vergeten wordt

Het wekelijkse werk houdt een gebouw netjes. Het periodieke werk houdt het gebouw gezond. Juist dat tweede deel verdwijnt vaak uit beeld, omdat het niet elke week zichtbaar is dat het ontbreekt.

Denk aan periodieke dieptereiniging van vloeren waar gewoon dweilen niet meer genoeg is, aan het ontstoffen van leidingen en lampen op hoogte, en aan het reinigen van plinten en deuren over de volle hoogte. Na een paar jaar zonder periodiek werk ziet een trappenhuis er grauw uit, ook al wordt het elke week gedaan.

Vloeronderhoud per soort vloer

Terrazzo, linoleum, natuursteen, tegels en vloerbedekking vragen elk een andere aanpak. Een verkeerd middel kan terrazzo dof maken of natuursteen aantasten. Een goed programma noemt daarom niet alleen "vloeren dweilen", maar ook welke vloer, met welke methode en hoe vaak er een onderhoudsbehandeling nodig is.

Een trappenhuis dat elke week gedweild wordt, kan er na een paar jaar toch moe uitzien. Wat ontbreekt is dan niet de frequentie, maar het periodieke werk.

Klachten voorkomen

De meeste klachten over schoonmaak in een VvE zijn eigenlijk klachten over verwachtingen. Bewoners weten niet wat er gedaan wordt en wanneer, en vullen dat zelf in. Een paar afspraken voorkomen veel onduidelijkheid.

Leg het programma vast

Een schoonmaakprogramma op papier, per zone en met frequentie, maakt het gesprek zakelijk. Het bestuur weet waar het voor betaalt, de schoonmaker weet wat er verwacht wordt, en een klacht kan getoetst worden aan wat is afgesproken.

Communiceer met bewoners

Een korte mededeling in de hal of in de bewonersnieuwsbrief met de vaste schoonmaakdag doet veel. Bewoners weten dan dat een natte trap op dinsdagochtend geen probleem is, maar het teken dat er gewerkt wordt. En ze weten bij wie ze een melding kunnen doen.

Eén aanspreekpunt

Meldingen die via drie bewoners, de beheerder en een bestuurslid binnenkomen, raken zoek. Spreek af wie namens de VvE het contact met de schoonmaakpartij heeft, en wie aan de kant van de schoonmaakpartij verantwoordelijk is.

Sleutels en toegang

Sleutels van de entree, de vuilnisruimte, de meterkast of een werkkast horen in een eenvoudig overzicht: wie heeft welke sleutel, sinds wanneer, en wat gebeurt er als er een kwijtraakt. Werk je met een sleutelkluis of een code, spreek dan ook af wanneer die code verandert.

Controle en kwaliteitsbewaking

Loop als bestuur of beheerder af en toe mee, bijvoorbeeld een keer per kwartaal, met het programma in de hand. Dat is geen wantrouwen maar onderhoud van de afspraak: je ziet wat goed gaat, wat beter kan en of het programma nog klopt met hoe het gebouw gebruikt wordt.

Wat kost VvE-schoonmaak?

Een eerlijke prijs is pas te geven als duidelijk is wat er gedaan moet worden. De kosten hangen vooral af van de tijd die nodig is, en die tijd hangt af van:

• het aantal verdiepingen, trappenhuizen en liften;
• de oppervlakte en soort vloeren;
• de frequentie per zone;
• het periodieke werk dat in het programma zit;
• praktische zaken, zoals een waterpunt en een plek om materiaal op te slaan.

Vergelijk offertes daarom niet alleen op het eindbedrag. Kijk naar de uren, de taken per zone en wat er periodiek gebeurt. Een lagere prijs met minder uren betekent meestal dat er ergens iets niet gebeurt.

Een schoonmaakpartij kiezen

Bij het kiezen van een schoonmaakbedrijf voor een VvE gaat het minder om beloftes en meer om hoe het werk georganiseerd is. Deze vragen helpen om dat boven tafel te krijgen:

Een partij die eerst het gebouw wil zien voordat er een prijs op tafel komt, neemt het werk serieus. Een vaste prijs zonder dat iemand de trappen heeft gezien, is vooral een gok.

Tot slot

Een goed schoonmaakprogramma voor een VvE is geen lijst met taken, maar een afspraak over hoe het gebouw erbij hoort te liggen. Begin bij de route van bewoners, bouw het programma op per zone, vergeet het periodieke werk niet en maak afspraken over communicatie en controle. Dan wordt schoonmaak iets waar bewoners niet meer over hoeven te klagen, omdat het gewoon klopt.

Wil je weten wat Vital Care in de praktijk doet? Lees meer over onze VvE schoonmaak in Amsterdam of bekijk alle schoonmaakdiensten. Veel gebouwen met gedeelde trappenhuizen hebben ook appartementen voor kortverblijf; hoe wisselschoonmaak tussen gasten werkt, lees je in een apart artikel.